La nueva base de datos ConservaData fue implementada de manera transitoria y piloto durante el primer semestre del año 2012 y en el segundo semestre se completó su implementación como herramienta de trabajo para el registro de las intervenciones realizadas por los laboratorios del Centro Nacional de Conservación y Restauración (CNCR), ayudando a mantener de manera consistente y sistematizada todos los datos derivados de este proceso y permitiendo también la generación automatizada de actas y fichas administrativas básicas usadas en los procedimientos internos del Centro.

Esta nueva versión contempló cambios a nivel de modelo de datos que permite mejorar el registro de los procedimientos administrativos básicos: transferencia de custodia de objetos (individuales o conjuntos) al ingreso y egreso de los mismos desde los museos y archivos al CNCR; registro de identificación de los objetos, consignando los datos básicos que permiten individualizar cada objeto; registro de intervenciones o fichas clínicas, que permite asociar los datos básicos administrativos de las intervenciones realizadas así como también la descripción del objeto. También se desarrollaron registros de autoridades: instituciones, proyectos y personas, relevantes para mantener actualizada y sistematizada de forma consistente los datos de identificación y contacto de éstas entidades. Por último se consensuó también listados de términos específicos relevantes tanto para la identificación de los objetos: nombres comunes y creadores.

La base de datos mantuvo su formato en Access, pero en esta versión se optó por una separación entre archivo de tablas y de interfaz (formulario, consultas e informes), lo que ha permitido una reducción de la carga de datos que soportaba la red interna así como también el desarrollo continuo de la interfaz sin interferir con el trabajo de registro de los usuarios.

Para el año 2013, se plantea continuar el trabajo en las áreas de: descripción general de objetos; descripciones específicas por tipología de objeto; registro de datos relevantes derivados del diagnóstico; tratamientos; análisis y documentación visual de los objetos durante el proceso de intervención; además de la generación automatizadas de fichas clínicas y listados de uso administrativos.

Estos avances son fruto del trabajo realizado por el comité ConservaData, instancia transversal del CNCR encargado de la normalización de datos e información interna. El proceso de desarrollo de la base de datos ha sido una excelente oportunidad para poner en común entre las distintas unidades de trabajo los problemas relativos a la documentación de intervenciones que enfrentamos a diario.